Como aprimorar a gestão de contencioso?

Saiba como é possível melhorar a gestão de contencioso, otimizando atividades e resultados.

O dinamismo do mundo moderno indicam a urgente necessidade de alteração da postura de trabalho e atuação de todos os profissionais, especialmente na gestão de setores importantes, como o jurídico.

Seja por meio de um escritório contratado para a prestação de serviços ou de um departamento próprio, as implementações tecnológicas e metodológicas são fundamentais para que a gestão de contencioso seja mais eficiente, organizada e bem-sucedida.

Hoje, falaremos um pouco mais sobre as novidades disponíveis no mercado e como são organizados os departamentos jurídicos mais promissores. Além disso, daremos dicas exclusivas que, sem dúvida alguma, irão revolucionar o ambiente de trabalho, as atividades e a relação com o cliente ou a empresa representada. Vamos nessa?

Gestão de contencioso de massa na atualidade

Escritórios e departamentos jurídicos que atuam com contencioso são comumente classificados como ambientes caóticos para se trabalhar, sobretudo quando há dificuldade de gerenciamento das atividades ou falta de capacidade de setorizar corretamente os procedimentos rotineiros.

Todos nós entendemos que a quantidade de prazos e o volume de demandas garante pouquíssimo espaço para o escalonamento de prioridades. Isso traz prejuízos incalculáveis e irreversíveis para os clientes ou empresas envolvidas.

Contudo, atualmente, já existem algumas alternativas para que todos os problemas relatados sejam, no mínimo, reduzidos com o passar do tempo. O uso e a aplicação da tecnologia é um dos principais exemplos.

A modernização dos tribunais tem sua parcela de responsabilidade para a aceleração tecnológica nos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia – mesmo os mais obsoletos -, pois não há como sustentar procedimentos ultrapassados tendo, paralelamente, um judiciário digitalizado.

Nesse sentido, é evidente que a implementação de um software de gestão de contencioso se faz necessário, ainda que o objetivo principal seja o armazenamento de documentos e informações coletadas nos sites dos tribunais.

O que o software de gestão de contencioso pode oferecer?

Assim como qualquer ferramenta tecnológica, os softwares jurídicos oferecem inúmeros serviços e recursos. Dependendo da empresa desenvolvedora, a sua capacidade de entender as dificuldades dos clientes e o público-alvo, as vantagens e os atributos podem ser radicalmente diferentes.

Por exemplo, um programa ou uma plataforma de gestão do contencioso trabalhista nem sempre terá as mesmas especificações de uma ferramenta voltada para a advocacia cível, tributária ou penal, embora algumas abranjam todos os âmbitos sem maiores dificuldades.

Aliás, existem softwares jurídicos de gestão que são completamente adaptáveis para que todas as suas funcionalidades sejam personalizadas, de acordo com os interesses e necessidades de cada cliente.

No geral, tanto a ferramenta de gestão do contencioso trabalhista quanto para as demais esferas judiciais oferecem as seguintes funções:

• Agenda interativa;
• Automação para a extração de publicações e intimações judiciais, além do agendamento de prazos processuais;
• Cadastro de processos judiciais com todos os dados de capa e seus respectivos andamentos;
• Controle financeiro totalmente integrado;
• Suporte para o armazenamento em nuvem de documentos.

A implementação de um sistema eletrônico de gestão de contencioso de massa é capaz de elevar a qualidade do serviço prestado, bem como a organização interna e a dinâmica de trabalho, mas não é o bastante. Entenda os motivos ao decorrer do artigo.

A equipe ideal para a gestão de contencioso

O gerenciamento digital de processos judiciais é essencial para o desempenho produtivo e de sucesso de um departamento jurídico ou escritório de advocacia. Contudo, o investimento paralelo em capital humano é decisivo para que os bons resultados apareçam.

Time jurídico e paralegal

Ao discutirmos as nuances e especificidades do setor jurídico, é comum que pensemos da maneira mais reducionista possível. Isto é, quando tratamos do trabalho de departamentos jurídicos e escritórios, só imaginamos a atuação do advogado. E isso não é correto!

Um bom ambiente jurídico, em conformidade com as novas necessidades do mercado, depende de uma equipe multidisciplinar. Contadores, estagiários, gestores e outros profissionais são indispensáveis, sobretudo na gestão de contencioso de massa, cujo volume de processos judiciais é extremamente alto.

Sem a setorização e a definição das atribuições de cada profissional, a gestão do departamento jurídico estará comprometida. Invariavelmente, problemas como a perda de prazo e o excesso de despesas judiciais e extrajudiciais são consequências desastrosas a serem evitadas.

Portanto, o conhecimento jurídico indispensável aos advogados não é o bastante para tornar a sua atuação eficaz e digna de bons resultados. Veja como uma equipe multidisciplinar pode atuar em favor da advocacia contemporânea, nos parágrafos seguintes.

Departamento financeiro

Você já ouviu falar em contingenciamento e provisionamento jurídico? Apesar de recorrentes em departamentos e escritórios com uma boa gestão de contencioso, há uma parte significativa da comunidade jurídica que não conhece os métodos.

De maneira bem direta, o contingenciamento realizado pelo time financeiro permite um maior e melhor controle das despesas que envolvem a atuação judicial. A avaliação classifica os riscos de cada demanda e se os respectivos custos são necessários ou dispensáveis.

Com estudos e dados sólidos é possível, por exemplo, conter custos em uma eventual fase recursal e explorar o acordo entre as partes, antes mesmo da fase de instrução e julgamento.

Empresas com departamento jurídico próprio e os escritórios de advocacia que atuam na gestão do contencioso trabalhista com alto volume de passivo utilizam frequentemente as estratégias de contingenciamento, por meio do departamento financeiro e outros grupos.

O provisionamento jurídico, por sua vez, também está amplamente inserido em escritórios e departamentos que trabalham na gestão do contencioso de massa. A modalidade visa antever os ganhos ou perdas financeiras, evitando os custos inusitados e não previstos.

Assistentes jurídicos

Hoje em dia, muitas pessoas graduadas em Direito não possuem pretensões de atuar diretamente na advocacia. Um dos principais motivos é a concorrência. Afinal, segundo o levantamento da FUVEST, o curso jurídico é o segundo com maior número de inscritos, perdendo apenas para Medicina. Os dados são de 2022.

Nesse sentido, é natural que os recém-formados procurem alternativas no mercado de trabalho. A função de assistente jurídico ou paralegal é uma excelente escolha para quem não deseja advogar, principalmente se o profissional se especializar em tecnologia.

Isso porque, dentre as inúmeras incumbências de um assistente jurídico ou profissional paralegal está a possibilidade de analisar informações para a advocacia estratégica e preditiva. Ao se debruçar sobre dados jurídicos relevantes e transformá-los em estatística, as questões financeiras mencionadas anteriormente são privilegiadas, ainda que o trabalho seja realizado conjuntamente.

Dicas adicionais e exclusivas para a gestão de contencioso eficaz

É possível que o seu setor jurídico ou escritório de advocacia já disponha de mecanismos e aplique as metodologias citadas nesse artigo, que otimizam o tempo, reduzem custos e entregam resultados positivos para as suas demandas judiciais.

Contudo, sempre há como melhorar e aperfeiçoar o que já está sendo feito, não é mesmo? Especialmente nos casos em que a perda de prazos processuais, a falta de definição das atribuições de seus colaboradores e os altos custos são frequentes.

Sendo assim, nós separamos algumas dicas finais infalíveis que irão melhorar a gestão de contencioso de massa e potencializar os resultados internos e externos. Veja:

• Invista na setorização do trabalho com a delegação de funções bem definidas, de acordo com a especialidade e expertise de cada profissional;
• Abandone a noção ultrapassada de que um departamento jurídico ou escritório só é bem-sucedido quando o cliente ou a empresa possuem muitos problemas judiciais e extrajudiciais;
• Enxergue e aplique métodos que privilegiam a advocacia moderna preditiva e proativa, nunca reativa;
• Conheça as ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado que contribuam diretamente com o aumento da produtividade e performance jurídica.

Você pode ter certeza que todos os escritórios e departamentos que defendem os interesses de seus principais adversários judiciais estão atentos aos detalhes e caminhando, cada vez mais, rumo ao novos modelos da advocacia.

Esteja preparado para o futuro. Estude, conheça as inovações tecnológicas e pragmáticas. Participe de congressos, feiras, palestras e continue acompanhando os nossos conteúdos para mais informações.

Descubra também o poder de nossa solução em Jurimetria. Entre em contato com a Data Lawyer e solicite seu teste grátis, válido por 7 dias.