Os advogados mais experientes recordam do tempo em que o acompanhamento processual era um verdadeiro desafio. Com raras exceções, a consulta padrão das ações judiciais era realizada diretamente no balcão do fórum. Processo a processo. Folha por folha.
É verdade que, com o passar do tempo e o avanço tecnológico, a consulta e o monitoramento de processos judiciais se tornaram mais simples. Contudo, a atividade considerada básica para os dias atuais requer cuidados especiais.
Por isso, separamos 4 dicas essenciais para que você melhore significativamente o acompanhamento das movimentações processuais, bem como todos os motivos que fazem dessa tarefa um fator decisivo para o sucesso de seu escritório ou departamento jurídico.
Continue a leitura e surpreenda-se!
Entendendo o acompanhamento processual como uma vantagem competitiva
Assim como o acompanhamento processual, a relação com clientes também mudou. Embora muitos advogados não concordem com a ideia, hoje em dia, os profissionais da advocacia já não têm o “monopólio” da informação jurídica.
Antigamente, o acesso à informação, sobretudo judicial, era extremamente restrito. A comunicação demasiadamente rebuscada e a necessidade de se deslocar ao local onde os autos do processo estavam são alguns dos fatores que dificultavam essa conexão com os clientes.
Por outro lado, hoje em dia, a linguagem jurídica é mais objetiva e inclusiva. Temas e conceitos jurídicos são debatidos nas redes sociais, em fóruns de internet, e por vezes até em ambientes inusitados. Vivemos a Era da Informação.
Nesse sentido, é pouco provável que advogados e advogadas mantenham o controle do conhecimento e da informação. Isso se aplica, portanto, ao acompanhamento processual que não depende somente, por exemplo, de um software jurídico.
Qualquer pessoa munida de pouquíssimos dados e o mais básico plano de internet pode acessar andamentos processuais diversos, e inclusive tirar suas conclusões sobre as movimentações e futuras diligências.
Cabe ao profissional da advocacia atuar de modo proativo e se manter totalmente atualizado acerca dos processos sob sua tutela. Além disso, a competitividade implacável exige outras habilidades no simples processo de acompanhando dos andamentos processuais, quais sejam:
- Assertividade;
- Preditividade;
- Visão analítica e estratégica para litígios complexos.
A soma de todas as competências e do preciso acompanhamento processual são elementos fundamentais para escritórios e departamentos que desejam manter o protagonismo e se diferenciarem dos demais profissionais.
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4 formas para melhorar o acompanhamento processual
Entender a importância do acompanhamento processual no contexto atual e como transformar esse simples processo em um ativo de valor para o seu departamento jurídico ou escritório de advocacia é essencial, mas não o suficiente.
Veja agora quais são as nossas 4 dicas para você melhorar o monitoramento dos processos judiciais, com base nos mais inovadores recursos tecnológicos disponíveis.
Promova uma rotina organizada e produtiva
Infelizmente, a rotina padrão do profissional de advocacia é instável e imprevisível, o que incorre muitas vezes em ações reativas para garantir que o trabalho seja realizado da melhor forma possível.
No entanto, a implementação de boas práticas de gestão jurídica tem sido o caminho alternativo para advogados e gestores que estão focados em melhorar a produtividade e, principalmente, a organização das atividades e o devido acompanhamento processual.
É importante destacar, contudo, que a aplicação de métodos inteligentes de gestão exige um esforço em conjunto. Isto é, embora a mudança de comportamento individual seja fundamental, os benefícios são efetivos apenas quando a cultura organizacional da equipe jurídica é alterada.
A adequada gestão do escritório de advocacia ou departamento jurídico oferece melhores condições de trabalho e viabiliza a execução de tarefas secundárias, apesar de fundamentais, a exemplo do monitoramento das movimentações processuais.
No que diz respeito à produtividade, ainda há como investir em recursos tecnológicos que potencializam a capacidade e a performance da equipe jurídica. Um software de jurimetria trabalhista ou alguma das inovações da advocacia 4.0 são excelentes escolhas.
Realize o mapeamento de publicações
Parece óbvio, mas o correto mapeamento das publicações é crucial para departamentos e escritórios que buscam a excelência no acompanhamento processual. E acredite: provavelmente, o modelo de mapeamento executado em sua rotina de trabalho não seja o suficiente. Nós explicaremos.
A tecnologia jurídica de fato avançou muito na última década, e hoje já é possível ter acesso às publicações dos principais Diários de Justiça com dois ou três cliques. Todo mundo conhece pelo menos um software para advogados que garante a extração e envio de publicações e intimações de maneira automatizada e segura.
Entretanto, o que os grandes profissionais do Direito recomendam é que todo e qualquer time jurídico deve ao menos realizar a dupla checagem das publicações. Assim, o acompanhamento processual é mais profundo e eficaz.
Não se preocupe! A recomendação de dupla checagem das publicações não significa necessariamente uma atividade manual de pesquisa e consulta aos Diários do Poder Judiciário. Conheça as alternativas:
- Cadastre-se em “sistemas push” nos sites dos tribunais para receber notificações personalizadas acerca dos processos de interesse;
- Procure serviços de extração de publicações realizadas por órgãos de classe. Ser um associado, na maioria dos casos, já lhe garante o benefício de recebimento de publicações;
- Tenha mais de um advogado nomeado nos processos judiciais para que todos recebam as publicações e intimações.
A lista acima comprova que nem sempre é preciso ter acesso ao melhor software jurídico disponível no mercado para o devido acompanhamento das movimentações judiciais. Estratégias de gestão bem definidas e um ecossistema de soluções alternativas já garantem ótimos resultados a médio e longo prazo.
Trabalhe com uma equipe engajada e capacitada
Por fim, uma dica que talvez não pareça tão importante, mas justamente por ser tão negligenciada vale a pena a sua citação. Investir em políticas humanizadas para que toda a equipe jurídica, dos advogados aos estagiários, se mantenham engajados e comprometidos com o trabalho.
Não raramente, profissionais do Direito são sobrecarregados com volumes impressionantes de trabalho e responsabilidades difusas. Situações como essas aceleram o esgotamento físico e mental, o que invariavelmente impacta o adequado acompanhamento processual.
A tecnologia também pode ser uma aliada no engajamento da equipe jurídica, seja com recursos que melhoram e facilitam a comunicação ou ferramentas que automatizam tarefas repetitivas, secundárias e meramente burocráticas.
Além disso, investir em eventos que fomentem a interação e a descontração são indispensáveis para que o ambiente de trabalho se torne mais acolhedor. Palestras, cursos e incentivo educacional também são bem-vindos, afinal, a capacitação técnica dos profissionais tende a elevar a qualidade dos serviços prestados, não somente no acompanhamento das movimentações processuais, mas em todas as frentes de trabalho.
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