Se você é um profissional da advocacia atento às novidades do setor, provavelmente já ouviu ou leu a respeito do Legal Ops, um dos métodos mais bem-sucedidos da atualidade e que tem sua origem em procedimentos do mundo corporativo, mas adaptado ao contexto jurídico.
As discussões acerca do Legal Ops são amplas, e não há exatamente um modelo ideal para a sua implementação. Existem, contudo, algumas dicas e estratégias para aplicar a estratégia da melhor forma, e falaremos disso mais adiante.
Para seguir com o conteúdo, é importante que você tenha em mente que o Legal Operations está consolidado em centenas de escritórios e departamentos jurídicos, e a depender das necessidades e exigências de seus clientes, será fundamental para a entrega de resultados positivos e a drástica redução de eventuais ineficiências.
Ficou curioso(a) e quer saber um pouco mais? Então, continue a leitura e descubra!
O Que é Legal Ops e Como Ele Transforma o Trabalho dos Advogados
Objetivamente, o Legal Ops é uma metodologia que visa organizar e gerenciar as atividades operacionais dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Por sua característica multidisciplinar e estratégica, está pautada em princípios similares à gestão de negócios e utiliza a tecnologia como ferramenta elementar.
O impacto mais evidente é desonerar os advogados das responsabilidades consideradas acessórias, para que se concentrem exclusivamente no trabalho intelectual, melhorando a eficiência, a produtividade e os resultados, na maioria das vezes materializados em êxito nos processos judiciais mais complexos.
Nesse sentido, a equipe de Operações Legais se torna responsável por todas as tarefas não-jurídicas, mas essenciais para o pleno desempenho da advocacia. Veja:
- Gestão de pessoas e processos;
- Finanças;
- Planejamento orçamentário;
- Tecnologia;
- Analytics (análise de dados estatísticos no Direito).
Em um modelo tradicional de gestão de escritório ou departamento jurídico, a maioria das atividades citadas acima é de responsabilidade dos advogados, isso quando elas existem, não é mesmo? Afinal, a prioridade é sempre o atendimento ao cliente e a resolução de conflitos.
É evidente, no entanto, que a implementação do Legal Operations pressupõe a contratação de novos profissionais ou pelo menos a capacitação de colaboradores. Apesar do suporte oferecido ao jurídico, a equipe de Operações Legais deve ser independente.
Em alguns casos, recursos de automação jurídica são implementados para o desempenho de tarefas repetitivas em que a interferência humana é dispensável.
Função do Legal Ops em Escritórios e Departamentos Jurídicos
A função mais importante das Operações Legais é a modernização de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia. Além disso, o método ajuda a melhorar a comunicação entre os times, simplificar processos, fomentar a colaboração mútua e incentivar a cultura da inovação por meio de tecnologias que melhorem a eficiência e o dia a dia de trabalho.
Para simplificar a compreensão, citaremos algumas das funções mais comuns e que podem ser aplicadas em escritórios de médio e grande porte ou departamentos jurídicos de grandes empresas.
Gestão de processos
O Legal Operations atua para melhorar e, principalmente, para padronizar os processos jurídicos, na tentativa de eliminar o máximo de ineficiências. Isso pode incluir, por exemplo, a criação de novos fluxos de trabalho – às vezes automatizados -, desenvolvimento de modelos de documentos, além de procedimentos especiais para a revisão e aprovação de atividades.
Tecnologia
Quando a equipe de Operações Legais é criada, sua principal atribuição é a pesquisa, escolha, implementação e gestão de novas tecnologias jurídicas. Plataformas de análise de dados e jurimetria, gestão de processos judiciais, armazenamento de documentos digitais, automação e ferramentas de pesquisas são exemplos atuais de soluções viabilizadas pelo time de Legal Operations.
É muito importante que o setor de eficiência e operações legais encontre o melhor software jurídico para a realidade do escritório ou departamento. Vale destacar, contudo, que a escolha nem sempre é assertiva, isso porque, investir em algumas tecnologias, às vezes, é arriscar. Mas é função do Legal Operations garantir o melhor aproveitamento possível neste processo.
Gestão de Parceiros
Não é novidade para ninguém que escritórios de grande porte e departamentos jurídicos deleguem boa parte de suas demandas para dar vazão ao volume de trabalho e garantir o atendimento adequado para seus clientes.
Para facilitar esse processo, o setor de Legal Operations também é incumbido de gerenciar e supervisionar todas as relações com fornecedores/escritórios parceiros. Além disso, é função da equipe de Operações Legais a negociação dos honorários, acordos processuais que envolvam os seus clientes e a análise de desempenho que garante o perfeito alinhamento com os interesses e necessidades do contratante, no caso, o seu time de Legal Ops.
Gestão de Riscos
A gestão de riscos é mais uma das funções inerentes ao time de Legal Operations, na tentativa de reduzir a sobrecarga de trabalho e tarefas dos advogados. Identificar, avaliar e mitigar riscos judiciais e extrajudiciais, supervisionar os programas de conformidade, auditar os processos são apenas amostras da abrangente responsabilidade do método de eficiência jurídica.
Estratégia e Planejamento
Essencial para qualquer contexto jurídico, a função de estratégia e planejamento da equipe de Legal Operations visa definir objetivos e metas concretos, bem como implementar iniciativas de alocação de recursos e considerável redução de custos, com a possibilidade de aprimoramento de acordo com os resultados apresentados.
A Transição para Legal Ops: Desafios e Oportunidades
De modo bem direito, a transição para o Legal Ops é desafiadora, especialmente em escritórios ou departamentos mais conservadores e tradicionais, cuja resistência para a implementação de novos processos e tecnologias é muito alta.
Além disso, há o obstáculo financeiro. Investir em inovação, contratação ou capacitação de funcionários requer dinheiro, mesmo que o investimento seja gradual. É preciso pensar no futuro e nos benefícios que esse tipo de operação proporciona.
Cabe destacar ainda que, atualmente, muitas empresas e escritórios já possuem um setor de Operações Legais, e não há indícios de que essa tendência seja passageira. Por outro lado, esse modelo gerencial ainda é desconhecido para o público em geral, e portanto uma excelente oportunidade para quem deseja atrair novos clientes.
Estratégias para uma Implementação Bem-Sucedida do Legal Ops
Para encerrarmos, aqui vão algumas dicas de ouro para a implementação do Legal Ops:
- Defina bem as metas de sua equipe: ter objetivos claros e mensuráveis é crucial;
- Incentive as lideranças: a participação dos líderes e dos tomadores de decisão garante a regularidade e a qualidade das Operações Jurídicas;
- Capacite e fomente a cultura do conhecimento contínuo: ter uma equipe dedicada, engajada e comprometida será o fator determinante para o sucesso do Legal Ops;
- Considere novas ferramentas de tecnologia: a jurimetria trabalhista e seus modelos preditivos, por exemplo, são excelentes para quem deseja elevar a eficiência jurídica;
- Avaliação e ajustes regulares: após a implementação das Operações Legais, o ideal é avaliar continuamente o seu progresso.
A implementação bem-sucedida do Legal Ops requer uma abordagem estratégica e inteligente, bem como o apoio externo que trazem referências, experiências e novidades elementares.
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